Open Space

Omschrijving

Open Space Technology is een conferentietechniek die ontwikkeld werd door Harrison Owen. Het is een effectieve ‘bottom-up’ participatiemethodiek die vooral bedoeld is om grote groepen gewone burgers/medewerker te betrekken bij beleidsontwikkeling op een laagdrempelige wijze. Belangrijk is dat er geen vooraf vastgestelde agenda is, maar enkel een complexe vraagstelling die door een moderator voorgelegd wordt. Aan de deelnemers wordt gevraagd om op basis van deze vraagstelling enkele interessante thema’s op de agenda te plaatsen. Dit zijn de kwesties waarrond discussiegroepen worden opgezet. Elke deelnemer kiest zelf aan welke discussiegroep hij wenst deel te nemen. Er wordt dus voornamelijk in kleine (ca. 5 personen) – steeds wisselende – groepen gewerkt met telkens een werksessieleider . Elke gespreksronde duurt ongeveer één uur en de conclusies van elk gesprek worden onmiddellijk in de computer ingetypt en uitgeprint. De deelnemers zijn volledig vrij om tijdens de sessie te verhuizen naar een andere groep. Bijgevolg krijgen oninteressante sessies geen deelnemers of verliezen ze die gaandeweg, terwijl interessante sessies nog in omvang kunnen toenemen. Na afloop van alle discussies volgt er een afsluitend plenair gesprek en sluit men de bijeenkomst af met het uitdelen van het verslag, dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming. Deze methode – die een duurtijd kan hebben van enkele uren tot enkele dagen – heeft vooral de bedoeling om de betrokkenheid en bijdrage van de stakeholders zo groot mogelijk te houden en hen de ruimte te geven om kwesties te bespreken waar ze zelf de voorkeur aan geven met gesprekspartners die zij verkiezen. Om dit te bereiken tracht men een informele sfeer te creëren.

Het is daarom belangrijk om bij Open Space de volgende zeven principes te hanteren:

  1. Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
  2. Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
  3. Omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
  4. Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
  5. Iedereen begint wanneer hij of zij wil beginnen.
  6. Iedereen stopt als hij of zij vindt dat het genoeg is geweest.
  7. De wet van de twee voeten: iedereen heeft het recht om te gaan en te staan waar hij of zij wil.

Sterke punten

  • Aangezien de conclusies van elk gesprek onmiddellijk worden ingetypt is het verslag op het einde van de bijeenkomst af, zodat men direct aan de slag kan gaan met de conclusies.
  • Het is een netwerkbevorderende participatiemethode, omdat de deelnemers vaak in discussie treden met personen die ze normaal niet zouden ontmoeten rond thema’s die voor allen belangrijk zijn.
  • Door de nadruk op creativiteit is het een ideale manier om nieuwe ideeën en alternatieve oplossingen te genereren.
  • Open Space biedt de mogelijkheid tot het sluiten van compromissen en het bereiken van consensus over bepaalde beleidskwesties.
  • De bijeenkomst is zelforganiserend, wat erg motiverend kan werken en een gevoel van verantwoordelijkheid en ‘eigenaarschap’ creëert bij de deelnemers.
  • Enkel degenen die echt geïnteresseerd zijn in een topic zullen deelnemen aan de discussie, waardoor deze levendig blijft.
  • De techniek kan een positief effect hebben op het (maatschappelijk) draagvlak voor beslissingen.
  • Het is een zeer flexibel instrument.
  • Deze methode is erg laagdrempelig, wat stimulerend is voor de participatiebereidheid van het brede publiek.

Zwakke punten

  • Door de intensieve betrokkenheid wekt men hoge verwachtingen bij de deelnemers. Als beleidsmakers weinig of geen rekening houden met de conclusies die tijdens de bijeenkomst(en) geformuleerd werden, heeft dit een zeer demotiverend effect.
  • Het risico bestaat dat de bijeenkomst chaotisch verloopt. Daarom zijn goede afspraken, een aangepaste accommodatie en een deskundige facilitator van essentieel belang.

Tips bij gebruik

  • Het is erg belangrijk dat de vraagstelling waarmee de Open Space aanvangt duidelijk geformuleerd wordt. Bovendien moet het over een voldoende complexe problematiek gaan om de discussies levendig te houden.
  • Zorg ervoor dat de locatie aangepast is aan de voortdurende verplaatsing van groepen mensen en geschikt is voor discussiegroepen van verschillende omvang.
  • Sowieso nuttig is het om ook rekening te houden met de meer generieke aandachtspunten die voor de meeste participatiemethoden gelden.

Bereik

  • Het is een techniek waarbij een grote groep mensen betrokken kan worden (100 à 1000). Bij voorkeur is de deelnemersgroep zo divers mogelijk zodat alle standpunten aan bod kunnen komen.
  • Open Space is ook geschikt om groepen met minder behartigde belangen te laten participeren aan het beleid. De werving is dan wel moeilijker dan bij het brede publiek, maar kan via bestaande verenigingen, eenvoudige folders en affiches. Bovendien organiseert men de Open Space bij voorkeur op een voor hen vertrouwde locatie.


Tekst overgenomen uit:
Loyens, K. & Van de Walle, S. (2006). Methoden en technieken van burgerparticipatie. Leuven: Instituut voor de overheid -- te vinden op de website van het Instituut voor de overheid (geraadpleegd op 1/4/2011).