Privacyverklaring

Stichting Lodewijk de Raet ION, hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.
In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Lodewijk de Raet ION, houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Lodewijk de Raet ION, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Stichting Lodewijk de Raet ION, Kon. Maria Hendrikaplein 64 bus a, 9000 Gent
info@kwadraet.be – telefoon: 09/382 75 70

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, vrijwilligers, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (uitvoering overeenkomst);
Voor het verzorgen van opleidingen (gerechtvaardigd belang);
Om actieve klanten over gelijkaardige vormingsactiviteiten te informeren via direct marketing (gerechtvaardigd belang);
Voor het versturen van digitale nieuwsbrieven, thematische mails en digitale uitnodigingen (toestemming betrokkene);
Voor het versturen van papieren folders, uitnodigingen en magazines (gerechtvaardigd belang);
Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);
Voor facturatie, financiële en fiscale rapportage (wettelijke verplichting);

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en verwerken:

Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;
Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer of rijksregisternummer;
Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit:
Financiële bijzonderheden: rekeningnummer, betalingen:
Opleiding en vorming;
Aanwezigheid;
Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames;

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten van onze organisatie met uitzondering van :

Beeldmateriaal (voor public relations);
Mailadres (direct marketing);

Het gevolg van de niet-verstrekking van bovenstaande gegevens is het niet publiceren van gerichte foto’s van jou, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud;
Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
Het verzorgen van IT-infrastructuur;
Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
Het verzekeren van onze deelnemers en vrijwilligers;
Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners - verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met externe dienstverleners - verwerkers maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie;
Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
Externe opleiders of trainers;

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen je persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.
We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Stichting Lodewijk de Raet ION, bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Als algemene regel houden wij uw persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bij.

Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking waaronder:

Alle personen die namens Stichting Lodewijk de Raet ION van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

Jouw rechten omtrent uw gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of, in bepaalde gevallen, verwijdering van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben.
Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om jouw identiteit te controleren, vragen wij je om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijvingsmogelijkheden in e-mails)
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou (of in jouw directe opdracht aan een andere partij). We kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Stichting Lodewijk de Raet ION, Kon. Maria Hendrikaplein 64a te 9000 Gent ter attentie van Katrien Byttebier. Mailadres, katrien@kwadraet.be Telefoon 09/382 75 70.
Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. (commission@privacycommission.be)

Wijziging privacyverklaring

Stichting Lodewijk de Raet ION, kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.