Trajectstappen

1. Contacting en contracting

Deze eerste stap dient om essentiële informatie te verzamelen, naar de diepere bekommernissen te peilen, af te stemmen over de gewenste resultaten, en duidelijkheid te verkrijgen over de verschillende rollen.

Algemene gegevens organisatie:

- Personeelsgegevens (aantal medewerkers, leeftijdopbouw)
- Structuur van de organisatie
- Wat zijn kengetallen met de werknemers populatie? Welke verschuivingen zijn zichtbaar? Wat zijn daarbij sterkten, zwakten, opportuniteiten en bedreigingen? Wat weet de organisatie reeds over de motivatie van oudere medewerkers?
- Wat is de bekommernis, de reden om het project te starten?
- Wanneer zal het project geslaagd zal zijn?
- Wat zijn krachten en belemmeringen mbt dit project binnen de organisatie? Wie is medestander, waar zijn mogelijke weerstanden?
- Doelgroep project: voor wie is het traject bedoeld? In hoeverre werkt men doelgroepgericht of inclusief? Krachtgericht of probleemgericht? In het door ons begeleidde ESF project was het project gericht op de doelgroep ‘ervaren medewerkers’
- Zijn er andere HR projecten en –acties die aansluiten bij dit project? Kunnen we dit project koppelen aan of onderbrengen bij een reeds lopend HR project (om op die manier duurzaamheid te verhogen)?
- Wat zijn strategische prioriteiten van de organisatie die op dit project een impact kunnen hebben?
- Wederzijdse verantwoordelijkheden afspreken: Wie trekt het project? Wat is de rol van elke partner?
- Heeft de organisatie ervaring met een cocreatieve manier van werken? Is men bereid gehoor te geven aan voorstellen van de actieleergroep?
- Planning stappen.

2. Organisatiebrede verkenning van het thema via focusgroepen

Om vanaf de start zoveel mogelijk verschillende perspectieven te betrekken bij de verkenning van het thema duurzame motivatie werken we in deze fase met focusgroepen.

Een focusgroep is een gestructureerde gespreksvorm met een representatieve groep respondenten over een vooraf bepaald onderwerp. Om een goede start te verkrijgen is het van belang dat vanaf het begin van het traject de juiste toon wordt gezet. Daarom wordt vanaf het begin waarderend gewerkt en met aandacht voor de inbreng van alle betrokkenen.

Doel:

• Inzicht verkrijgen in de sterkten en werkpunten van de organisatie met betrekking tot duurzame motivatie
• Deelnemers werven voor het verdere traject
• Deelnemers laten kennismaken met de cocreatieve, waarderende manier van werken

Format focusgroepbijeenkomst

Aantal deelnemers: van 15 tot 20
Duur: 2 à 3 uur
Materiaal: flappen, stiften, schrijfgerei, gekleurde kleefbolletjes, eventueel powerpoint voorstelling van het traject

Verloop:

1. Introductie (20')
- kennismaking, verwelkoming en dank 
- kadering & voorstelling project 
- doelstellingen focusgroep toelichten: werven, situatie verkennen & in kaart brengen, 

2. Interview in tweetallen met individuele voorbereiding (40')
a. Individuele voorbereiding
“Denk aan een moment op het werk,  hier of elders,  waarbij je volgens jou ‘duurzame motivatie’ ervaren hebt. Een moment waarop je betrokkenheid voelde, waarop je voelde dat je zinvol bezig was. “ 

Tip: Enkele voorbeelden schetsen van wat het allemaal kan zijn, en benadrukken dat het niet noodzakelijk grootse ervaringen moeten zijn die motiverend zijn. Het gaat erom wat ieder als motiverend ervaart.

b. In tweetallen
- Beschrijf deze ervaring in geuren en kleuren, beantwoord hierbij de volgende vragen:
o    Wat gebeurde er? Wie was betrokken? Wat maakt dat je deze ervaring kiest.
o    Wat deed jij dat bijdroeg aan je motivatie? Wat deden anderen – leidinggevende, collega’s- waardoor jij je gemotiveerd voelde?

Tracht zo goed mogelijk te luisteren naar elkaar. Luister naar de ander met de ‘verwondering’ van een ontdekkingsreiziger. Wissel na 15  min van rol zodat beide gesprekspartners om de beurt  interviewer en verteller zijn.

3. Wat zijn de basisingrediënten voor deze positieve ervaringen? (30')
In viertallen vertelt de luisteraar wat haar/hem getroffen heeft in het verhaal dat hij/zij gehoord heeft.
o    wat had te maken met de medewerker
o    wat had te maken met de leidinggevende
o    wat had te maken met de organisatie
o    wat had te maken met de collega’s, het team, de bewoners

Elementen worden genoteerd op een flipchart

4. De huidige situatie en hoe het nog beter kan (2 x30')
a.    Wat zijn verworvenheden: wat zien we als iets van de organisatie, van onszelf of anderen dat we zeker willen behouden?
•    Deelnemers plakken er groene bolletjes op in functie van “zeker behouden”.
•    Rondvraag welke elementen nog ontbreken

b.    Wat zijn werkpunten?  Wat kan beter?  Wat kunnen we anders en beter aanpakken?
•    In homogene groepen (medewerkers en leidingevenden, personeelsdienst) 
•    Antwoorden worden op flap geschreven
•    Korte presentatie van de flappen & reactie van anderen

5. Uitleiding (10')
Rondvraag naar hoe de focusgroep werd ervaren, aangeven wat de volgende stappen zijn, dank voor de medewerking

3. Draagvlak creëren over vraag en aanpak via een stuurgroep

Voor het draagvlak is het nodig dat er voeling is met de rest van de organisatie. Daarom wordt een stuurgroep ingericht. De stuurgroep bespreekt de belangrijkste stappen binnen het project en adviseert over de verdere uitvoering. De stuurgroep wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van het management, van het personeel en de projectverantwoordelijke(n).

In de startbijeenkomst worden de doelstelling en de opzet van het project geïntroduceerd en afgesproken. Op basis van de bevindingen van de focusgroep worden accenten of ingangen gekozen die in het traject aan bod zullen komen, wordt er beslist over de samenstelling van de actieleergroep, en wordt nagegaan hoe dit project kan geïntegreerd worden in andere lopende HR projecten.

Later worden nog 2 stuurgroepbijeenkomsten voorzien. Eén halverwege het project voor evaluatie van de stand van zaken en eventuele bijsturing en één aan het einde van het traject om de verankering van het traject binnen de organisatie te bekijken.

4. Uitnodiging tot en samenstelling van actieleergroep

De actieleergroep draagt het proces. De deelnemers gaan:

• Actief mee zoeken, vormgeven en ontwikkelen wat er allemaal nodig is om gemotiveerd te zijn en te blijven.
• Ontwikkelen stappen waarbij ze via kleine en grote acties de ontwikkelingen van het traject in de praktijk brengen
• Zoeken mee naar wegen om ontwikkelingen te verankeren in de organisatie en kunnen daar een actieve rol in opnemen

Om deelnemers te werven voor de actieleergroep kunnen verschillende wervingsinstrumenten worden ingezet: persoonlijk aanspreken, een mailing, een wervend artikel in de personeelskrant met oproep. Belangrijk is dat deelnemers op een wervende manier aangesproken worden. 

Voorbeeld wervingsartikel

Motivatie!
Vanaf (datum) starten we met een project rond ‘motivatie op het werk’. Het wordt geen opleiding of cursus, wel een traject waarbij de deelnemers actief mee zoeken, vormgeven en ontwikkelen wat er allemaal nodig is om gemotiveerd te zijn en te blijven in naam organisatie. Samen met elkaar en al doende,  willen we uitzoeken hoe we kunnen bereiken dat iedereen in naam organisatie, ongeacht leeftijd, gemotiveerd kan werken.  Weinig theorie en veel praktijk dus.

De invalshoek ligt bij ervaren medewerkers.  Het zal dus ook gaan over leeftijdsaspecten, beelden over jong en oud, generatieverschillen, sterktes en zwaktes eigen aan leeftijdsgroepen. Maar omdat motivatie is een zaak van iedereen in naam organisatie, richt het project zich op alle leeftijden. Motivatie begint op de eerste werkdag, en is ook een zaak van vooruitkijken en problemen voorkomen.

Bedoeling van deze werkwijze is om op die manier motivatie echt van binnenuit te pakken te krijgen.  Met van binnenuit bedoelen we van de kant van de medewerker, van de kant van de leidinggevende, en ook van de kant van de organisatie (denk aan organisatiecultuur, procedures, stijlen….). Daarbij hebben we ieders inbreng, ervaring en ideeën nodig. We betrekken dan ook drie partijen: medewerkers, leidinggevenden en de personeelsdienst.

Kandidaten gezocht!
Hiervoor zoeken we geïnteresseerde vrijwilligers, zowel medewerkers als leidinggevenden. Je hoeft zelf niet de meest gemotiveerde werknemer van naam organisatie te zijn om mee te doen. Wat we wel vragen is interesse hebben voor het thema, bereid te zijn eens door andermans bril te kijken, te luisteren naar alle klokken, je in de ander in te leven en na te denken over de eigen loopbaan, interesses en motivatie en daarover in dialoog te gaan.

Daarnaast de bereidheid  om van ………………………., ongeveer één halve dag per maand samen te komen, en de nodige tijd te investeren in opdrachten en gesprekken. We zoeken medewerkers, omdat motivatie ook een persoonlijke zaak is. Waar loop je warm voor, wat staat je motivatie in de weg, wat kan je er zelf aan doen? We zoeken leidinggevenden, omdat je als leidinggevende een sleutelrol speelt op het vlak van steun, waardering, sfeer. Je hebt  inzicht nodig in de belemmerende en bevorderende omstandigheden.

Wat kan je verwachten?
We willen niet van een volledig ingevuld programma vertrekken, daarom kiezen we voor een open raamwerk, in de vorm van een aantal thema’s die we belichten en samen met de groep verder uitwerken. Vanaf het begin maken we steeds de brug tussen wat de medewerkers kunnen en willen en wat de organisatie nodig heeft en verwacht.

De inhoud zal er ongeveer zo uit zien:   (voorbeeld van 1 organisatie zoals beslist door hun stuurgroep)

• We voorzien een startmoment met:
  Kennismaking en afspraken.
  Een opstap naar het thema motivatie via reflectie op  persoonlijke ervaringen, inventariseren van stimulansen en belemmeringen en het formuleren van eigen werkthema’s voor het verdere traject
• ‘Motivatie en autonome motivatie’
  Om meer zicht te krijgen op motivatie gebruiken we de zelfbepalingstheorie als kapstok, een heldere theorie, ondanks de wat stroeve naam, waarin het begrip ‘autonome motivatie’ ontwikkeld wordt. Dit is een vorm van werkmotivatie die stoelt op: 
  o    verbinding met ieders waarden en identiteit, dit speelt een belangrijke rol in een werkomgeving zoals naam organisatie;
  o    het voldoen aan drie basisbehoeften - autonomie in het werk, zich verbonden voelen met anderen, zich competent voelen. Deze 3 behoeften worden dan hierna verder uitgewerkt.
• ’Basisbehoeften’
  Tijdens volgende  sessies gaan we dan aan de slag met deze drie basisbehoeften - competenties, verbinding en autonomie – en gaan we samen na hoe het in naam organsiatie hiermee gesteld is, op welk vlak er iets kan verbeteren en vooral hoe we dat best aanpakken.
• ‘Waarden’
  Ook in het werk liggen waarden liggen aan de basis van datgene wat mensen ‘drijft’ in hun job, daarom willen we het bewust zijn van de eigen waarden mogelijk maken. Er is ook ruimte  mogelijk voor generatieverschillen en waarden en verschuivingen in waardepatronen

Onze manier van werken is ervaringsgericht. Dit betekent nadenken over de eigen loopbaan, interesses en vaardigheden. Meegenomen is dat je naast een boeiende ervaring zelf meer zicht ontwikkelt op  persoonlijke kwaliteiten en mogelijkheden die naar boven zullen komen.

Dit alles gebeurt in een waarderende context. We zien de mens achter de functie en scheppen een vrije ruimte waarin we samen, met alle betrokken partijen, in alle openheid, ideeën, meningen, verwachtingen, betekenissen gaan verkennen en hierover in dialoog gaan.

Interesse?
We zoeken  7 medewerkers en 7 leidinggevenden. Wil je meedoen, aarzel dan niet, neem dan contact op met (naam) van de personeelsdienst. Zij zijn de verantwoordelijken van het project en zullen een evenwichtige groep samenstellen. Ook voor meer informatie en concrete data kan je bij hen terecht.

5. Proces in de actieleergroep

Tijdens de voorafgaande planning met de stuurgroep wordt een voorlopig aantal bijeenkomsten gepland en een rode draad voorgesteld. Het proces van de actieleergroep zal het uiteindelijke verloop bepalen

STARTBIJEENKOMST

o    Kennismaking, afspraken en uitgangspunten
o    Gedeeld Begrippenkader ontwikkelen
o    Bepalen rond welke bouwstenen we  willen verder werken.

Uitgangspunten
Om vanaf de start een leercontext te scheppen die kansen geeft aan ieders ideeën en inbreng, is het belangrijk dat ieder daar vanaf het begin betrokken is, zich welkom voelt en zich veilig voelt. Als begeleider dien je ervoor te zorgen dat er echt geluisterd wordt naar elkaar, dat er een dialoog ontstaat waaruit vernieuwende ideeën en oplossingen tevoorschijn komen. En vooral dat er samen geleerd wordt, niet ieder apart, maar samen.

• we scheppen een vrije ruimte, in die ruimte zullen gesprekken plaatsvinden waarin we zaken gaan verkennen, uittesten, mogelijk maken…. op een open en respectvolle manier, in dialoog met elkaar
• daarbij zien we de mens achter de functie, niet de verzorgende, de leidinggevende 
• veiligheid en afspraken: er wordt achteraf niemand geciteerd, er zijn geen goede of foute antwoorden, enkel iemands ervaring of mening telt 
• ‘Samen met elkaar op zoek gaan hoe we kunnen bereiken dat iedereen hier, ongeacht leeftijd, graag werkt’
• Luister naar elkaar, met aandacht en verwondering,  en laat elkaar uitspreken
• Waarderend werken, vertrekken vanuit wat goed loopt. We gaan ervan uit dat iedereen dat wel eens heeft meegemaakt, daarvan heeft geproefd, en zelfs regelmatig, en dat juist die ervaring ons zal leren wat nodig is 
• Vrijwillige deelname en bereidheid te reflecteren en zichzelf in vraag te stellen

Gedeeld begrippenkader ontwikkelen
Om op een actieve manier tot een gedeeld begrippenkader te komen hebben we gekozen voor de metaloog methode. Deelnemers vertellen een verhaal in de groep over een werkervaring waarvan ze stellen: ‘Toen was ik echt gemotiveerd’. Bedoeling is om vanuit concrete en zelfervaren verhalen van deelnemers komen tot ingrediënten van motivatie komen.

Vanuit de individuele verhalen over motivatie, geven de groepsleden aan wat hen getroffen heeft en wat volgens hen motiverend was.  Dan worden de indrukken door de procesbegeleider  geïnventariseerd en geclusterd rond de  thema’s: autonomie, competentie, verbinding, waardering, aspiraties & waarden.

Bepalen rond welke bouwstenen we willen verder werken
Het verdere actieleertraject zal in elke organisatie anders ingevuld worden. Wat de volgende stap is hangt af van de praktijk. Zo werd in Woonzorgcentrum De Zavel gekozen om te werken rond de bouwstenen Verbinding en Waardering. In het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum kwam als het thema Autonomie bovendrijven, naast waardering. De afspraken over de verdere invulling worden gemaakt via participatieve methoden. In de voorbije actieleergroepen hebben we gekozen voor een openspace gesprek.

VOLGENDE BIJEENKOMSTEN

Verdere verkenning van de 5 bouwstenen (of een aantal ervan): verbinding, autonomie, competentie, aspiraties &waarden. De bijeenkomst krijgt dan vorm één of meerdere bouwste(e)n(en).

TUSSENTIJDSE CONSOLIDATIE

Halverwege het traject is het nuttig de balans op te maken:
o    Een inventaris te maken van wat concrete bruikbaar is binnen de werkcontext. 
o    Het beeld van het eindproduct te verfijnen en te concretiseren
o    De voorwaarden waaronder de acties en instrumenten kunnen ingezet worden

6. Verankering binnen de organisatie

Hier komt het erop aan te zorgen dat het geleerde blijft leven in de organisatie. Door de opzet van het verandertraject, met gebruikmaking van een focusgroep en een stuurgroep, wordt al een basis gelegd. Tijdens het traject wordt in de actieleergroep gewerkt met de  vraag: ‘Hoe zorgen we ervoor dat het geleerde, de resultaten, de afspraken... blijven leven in de organisatie?”

Hieronder een paar mogelijke ankers die ervoor zorgen dat het resultaat een plaats krijgt in de organisatie:

Anker 1: Zorg voor trekkers
Veranderingen zonder trekkers  worden geen groot succes. Spreek af wie, binnen de actieleergroep of daarbuiten, voor een afgesproken  periode, een voortrekkersrol wil opnemen.

Anker 2: Zorg voor draagvlak
Veranderingen zonder draagvlak worden ook geen groot succes. Stuurgroep en focusgroep zorgen vanaf begin voor een draagvlak.

Anker 3: Bedenk een actie of symbool om de vernieuwing levend te houden.

Anker 4: Benut de bestaande communicatiekanalen
Gebruik de bestaande communicatiekanalen om de nieuwe wind te verspreiden en de rest van de organisatie te betrekken.

Anker 5: Maak gebruik van wat er voorhanden is in de organisatie.
Elke organisatie heeft haar eigen cultuur.

Anker 6: Voorzie een terugkomdag nadat het traject is afgelopen 

Tips

Als begeleider van een actieleergroep dien je vertrouwen te hebben in cocreatie. Dat vereist dat je de controle over de inhoud van het proces ook durft  los te laten. Dit betekent dat er in principe gewerkt wordt met een open agenda. Ook al heb je een thema voorbereid, als de groep beslist dat er hier en nu iets anders aan de orde is, dan datgene wat de groep wil aan de orde.

Tijdens de 7de bijeenkomst werd in Woonzorgcentrum de Zavel beslist dat er nu genoeg inbreng was geweest van de begeleiders. Ook concrete ideeën waren er genoeg. “Vanaf nu willen we verder werken met wat er is!”